Sécrétariat

Qualifications :

NB: AVOIR UN ORDINATEUR CONNECTÉ À INTERNET EST LA CONDITION DE BASE

Organisation, rigueur administrative et excellentes capacités rédactionnelles
Maîtrise des outils bureautiques indispensables : Word, Excel, PowerPoint (et suite Google Workspace / Google Docs)
Compétences en gestion documentaire, rédaction de rapports de synthèse et de procès-verbaux (PV)
Sens de la ponctualité, réactivité et bonne communication interne

Rédiger les procès-verbaux (PV), synthèses et comptes rendus des réunions du bureau et des assemblées
Produire et centraliser les rapports d’activité des différentes commissions lors des réunions de suivi ou des prises de décision
Assurer le rappel des séances de travail, réunions et échéances auprès des différents membres
Structurer, classer et maintenir à jour l’ensemble des archives documentaires sur le Google Drive officiel de STUDENTE
Coordonner les échanges administratifs et le suivi documentaire entre les commissions
Tenir à jour les listes de présence et d’engagement des membres lors des réunions
Participer à l’organisation logistique et matérielle des réunions

Collaborer avec toutes les commissions pour collecter leurs informations et formaliser leurs échanges
Appuyer les démarches administratives et formelles avec les partenaires externes
Participer activement aux réunions du bureau et assurer la prise de notes en direct

Activités et tâches :

Envoi des convocations et rappels réguliers des séances de travail aux membres des commissions
Prise de notes et rédaction soignée des PV, comptes rendus et rapports décisionnels
Classement rigoureux, arborescence et archivage numérique de tous les documents sur le Google Drive de STUDENTE
Conception de supports de présentation (PowerPoint) pour les réunions d’information ou bilans
Rédaction de courriers, formulaires et correspondances administratives officielles
Tenue du registre chronologique des réunions et des décisions validées