Conférences & Événements

Qualifications :

Excellent sens de l’organisation, de la planification et grande rigueur
Forte capacité d’anticipation et sens aigu de la résilience (gestion du stress et des imprévus)
Vif intérêt pour les événements étudiants, concours, conférences et rencontres de grande envergure

Missions et Responsabilités :

Piloter, planifier et coordonner les événements majeurs de l’association, notamment :
– Le Concours entrepreneurial
– Le Concours Miss Master
– Le Gala de fin d’année
– Tout autre événement programmé et validé par le bureau exécutif
Élaborer les plannings logistiques, techniques et les rétroplannings complets de chaque événement
Gérer les invitations, les jurys, les intervenants, les participants et veiller au bon déroulement des programmes
Assurer la logistique matérielle et l’intendance globale (réservation et aménagement des salles, matériel scénique/technique, régie, accueil, traiteur/collations)
Collaborer à l’évaluation des événements et à la rédaction des bilans post-événement

Travailler en étroite collaboration avec la commission Communication / Marketing pour la promotion et la couverture des événements
Soutenir les autres commissions dans l’organisation et le déploiement de leurs activités
Participer activement aux réunions de planification globales du bureau exécutif

Activités et tâches :

Création et suivi des fiches projets, rétroplannings et cahiers des charges événementiels (Concours entrepreneurial, Miss Master, Gala, etc.)
Prospection, négociation et réservation des lieux de réception et des prestataires logistiques
Prise de contact, suivi et accueil des intervenants, jurys, candidats et partenaires
Coordination opérationnelle des équipes bénévoles le jour J (gestion du timing et résolution des imprévus)
Préparation de la logistique d’accueil (scénographie, badges, billetterie, matériel technique, collations)
Élaboration et présentation du rapport / bilan post-événement